Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Niklas Felix Sedlmayer
Am Rohrbach 11
74889 Sinsheim
Deutschland

E-Mail: contact.sneessystem@gmail.com
Telefon: 015773691158
Website: sneessystem.de

2. Allgemeine Hinweise

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist mir wichtig. Personenbezogene Daten werden auf dieser Website nur im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), verarbeitet.

Diese Website dient insbesondere der Bereitstellung und dem Betrieb digitaler Formulare sowie der Verarbeitung und Weiterleitung von Kundenanfragen für Handwerksbetriebe, insbesondere im Bereich Sanitär, Heizung und Klima (SHK).

3. Hosting und technische Bereitstellung

Diese Website und die zugehörigen Dienste werden auf einem Server des Hosting-Anbieters Hetzner Online GmbH betrieben.

Im Rahmen der technischen Bereitstellung können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene Seite bzw. Ressource
• Browsertyp und Browserversion
• Verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• Sonstige technische Verbindungsdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: sicherer und funktionsfähiger Betrieb).

4. Verarbeitung über das Kontaktformular

Wenn Sie über ein auf dieser Website bereitgestelltes Formular eine Anfrage senden, werden die von Ihnen eingegebenen Daten verarbeitet. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Vorname, Nachname
• Firmenname (optional)
• Straße und Hausnummer, PLZ und Ort
• E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Art der Anfrage, Freitextnachricht
• Hochgeladene Dateien/Anhänge (bis zu 3 Dateien à max. 5 MB)
• Datum und Uhrzeit der Anfrage

Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Kundenanfragen sowie der internen Qualifizierung und Angebotsvorbereitung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Eingesetzte Systeme

a) n8n

Zur Steuerung und Automatisierung interner Verarbeitungsabläufe wird eine selbst gehostete Instanz von n8n verwendet. Formularanfragen werden darüber entgegengenommen, intern weiterverarbeitet und an weitere Systeme übergeben.

b) EspoCRM

Zur Speicherung, Strukturierung und Nachverfolgung von Anfragen wird ein selbst gehostetes EspoCRM eingesetzt.

c) E-Mail-Versand über Resend

Für den Versand transaktionsbezogener E-Mails wird der Dienst Resend verwendet. Hierüber werden automatische Eingangsbestätigungen an anfragende Personen sowie Benachrichtigungen an den zuständigen Betrieb versendet.

d) KI-gestützte Analyse über OpenAI

Zur internen Analyse und Strukturierung von Anfragen wird die OpenAI API eingesetzt. Dabei können im Formular eingegebene personenbezogene Daten (Name, Kontaktdaten, Adresse, Nachrichtentext) an OpenAI übermittelt und dort automatisiert verarbeitet werden, um die Anfrage zu kategorisieren, die Dringlichkeit einzuschätzen und interne Zusammenfassungen zu erstellen.

Eine automatisiert erstellte Angebotsgrundlage wird nicht ohne manuelle Prüfung durch den jeweiligen Betrieb an Endkunden versendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

6. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit dies zur Bearbeitung der jeweiligen Anfrage erforderlich ist. Empfänger können insbesondere sein:

• Der jeweils zuständige Handwerksbetrieb
• Technische Dienstleister für Hosting, Automatisierung, CRM und E-Mail-Versand
• Dienstleister für KI-gestützte Analyse

Eine darüberhinausgehende Weitergabe erfolgt nicht.

7. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Sicherheit

Zum Schutz Ihrer Daten werden technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt, insbesondere verschlüsselte Übertragung per HTTPS, passwortgeschützte Zugänge und beschränkter Zugriff auf die eingesetzten Systeme.

9. Ihre Rechte

Sie haben insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: contact.sneessystem@gmail.com

10. Keine automatische Entscheidung im rechtlichen Sinne

Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung gegenüber betroffenen Personen. Automatisierte Analysen dienen ausschließlich der internen Vorbereitung und Unterstützung der Bearbeitung.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Ich behalte mir vor, diese Datenschutzerklärung bei technischen oder rechtlichen Änderungen anzupassen.